Geplaatst op

Je planning optimaliseren? Acht slimme tips en één handige app

Als (zelfstandig) coach heb je vaak veel verschillende werkzaamheden te organiseren: naast scholing, intercollegiaal overleg, netwerkbijeenkomsten, marketing en administratie is er natuurlijk ook het contact met je klanten.
Hoe drukker je het krijgt, hoe belangrijker het wordt om je workflow in de gaten te houden.

In een uitwisseling in de Facebook-groep bleek dat niet iedere coach evengoed bekend is met de voordelen van een goede planner en de mogelijkheden van een online-planning-programma zoals Calendly.
Carolien Linnemann (www.waagcoach.nl) heeft speciaal voor jullie hierover een artikel over geschreven met slimme tips om efficiënter te plannen en hoe je daarbij gebruik kan maken van Calendly.

Calendly is een online-afspraken-planner die je kan (laten) inbouwen op je website, maar ook via een aparte landing page kan gebruiken. Je kan hiermee zelf bepalen welke afspraken zichtbaar zijn en welke ‘persoonlijk’ moeten blijven. De persoonlijke afspraken zijn dan alleen te plannen wanneer jij de directe link hiervoor met iemand deelt. Op de website van Carolien vind je een voorbeeld van hoe het er op je website uit kan zien.
In de gratis versie heb je de optie om één soort afspraak (event) te maken, bijvoorbeeld een belafspraak van 20 minuten. Dit kan al voldoende zijn als je (potentiële) klanten alleen de optie wil bieden om jou contact met hen op te laten nemen. Als je meerdere opties wil inrichten moet je hiervoor de premium variant nemen voor ongeveer €7 euro per maand.
Calendly is grotendeels in het Engels, maar de pagina’s die jouw klanten gaan zien, kunnen wel volledig in het Nederlands worden weergegeven.

Hieronder nog een paar planning-tips (met en zonder Calendly) die mij helpen om mijn drukke agenda overzichtelijk te houden en mijn workflow optimaal laten zijn. Lees hiervoor ook in elk geval mijn laatste tip, die misschien wel op nummer 1 had moeten staan.

  1. Houd rekening met jezelf
    Houd in je planning rekening met een goede verdeling van gesprekken, groepsbijeenkomsten of trainingen, feestdagen en schoolvakanties én geef jezelf ook regelmatig een aantal dagen ‘vrij’ om zakelijk of privé in te vullen naar jouw behoefte.
    Omdat ik het nu drukker heb, staat er op doordeweekse dagen standaard een uur pauze in mijn agenda waar dus niks kan worden ingepland.
    Voel je ook niet verplicht om de hele dag beschikbaar te zijn en geef jezelf ruimte voor de administratieve taken maar ook persoonlijke ontspanning en beweging.
    Practice what you preach 😉
  2. Deel je dagen in per onderwerp
    Door mijn taken en onderwerpen te bundelen kan ik er mijn volle aandacht op richten en houd ik mijn workflow gemakkelijk vast. Zelf gebruik ik een Bullet Journal om per maand en per week een overzicht te maken van mijn to-do’s, dit geeft een richtlijn voor het indelen van mijn dagen. Soms houd ik een hele dag vrij voor de administratie, of om content te schrijven. Dit kan natuurlijk ook een dagdeel zijn. Andere blokken ben ik beschikbaar voor klantcontact. Het liefst maak ik hierin ook nog onderscheid in het soort gesprek zoals intakes, evaluaties of leefstijl- en voedingsanalyse.
  3. Houd overzicht
    Het is belangrijk dat je in jouw planning weet wat je aan afspraken kan verwachten en dus ook wanneer je beschikbaar wilt zijn voor afspraken. Misschien heb je vaste dagen of blokken die je ‘open’ wil zetten voor een afspraak al dan niet afhankelijk van een specifieke momenten of locaties.
    Hoe drukker je het hebt, hoe zorgvuldiger je hierin moet zijn, vergeet zeker op drukke dagen dus niet om ook je pauzes in te plannen.
  4. Koppelingsmogelijkheden in Calendly
    In Calendly kan je meerdere agenda’s koppelen, zo zou je ook je privé agenda kunnen koppelen zodat in je planning rekening wordt gehouden met je leven naast je werk.
    Naast agenda koppelingen biedt Calendly nog vele andere koppelingen onder andere met meerdere videoconferentie programma’s. Dit is allemaal te vinden op de pagina ‘integrations’. Na het koppelen kies je bij het aanmaken van het event bij de locatie voor bijvoorbeeld Zoom. Dit zorgt ervoor dat er direct een Zoom meeting wordt gecreëerd bij het maken van de afspraak.
  5. Event-instellingen personaliseren
    Je kan heel veel opties instellen in een event dat je aanmaakt op Calendly. Denk hierbij aan de basisinstellingen zoals de tijdsduur, locatie, hoever er vooruit kan worden gepland, hoeveel tijd er tussen de afspraken moet zitten en natuurlijk je beschikbaarheid.
    Bij de geavanceerde instellingen kan je een maximumaantal afspraken per dag instellen en voorkomen dat afspraken (te) kort van tevoren worden ingepland.
    Je kan de bevestigings- en annuleringse-mail aanpassen naar een meer persoonlijk bericht en tevens kan je in die mail een link naar documenten of andere pagina’s toevoegen. Ook kan je events klonen of de beschikbaarheid en overige instellingen kopiëren van een ander event.
  6. Groepsevents, ook handig voor je aanwezigheidsregistratie
    In Calendly kan je ook groepsevents maken. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een workshop met een maximumaantal deelnemers hebt, of een groepsprogramma zoals CooL aanbiedt. Nu er geen ‘live’ groepsbijeenkomsten plaats kunnen vinden is het soms lastig om goed overzicht te houden van wie er wanneer aanwezig is. Door deelnemers te vragen zich aan te melden voor een event via Calendly heb je direct een digitale presentielijst. Voor elke CooL-groep heb ik een apart event aangemaakt en moet ik de bijeenkomsten handmatig invoeren. Dit is even werk maar het helpt wel in de aanwezigheid, mede omdat deelnemers een herinnering ontvangen. Ik heb de herinneringsmail voor de groepsbijeenkomsten ingesteld op 48 uur.
  7. Uitnodigen
    Door je planner op je website te zetten maak je het makkelijk om ‘open’ afspraken in te plannen. Voor de persoonlijke afspraken zal jij zelf een link moeten delen met de genodigden. Hiervoor biedt Calendly verschillende opties;
  • Een link naar het event, hiermee kan de genodigde altijd naar de afspraak en zelf kiezen welk beschikbaar moment hem of haar uitkomt.
  • Een eenmalige (single use) link; deze kan de genodigde eenmalig gebruiken om naar de planner van deze afspraak te gaan. Deze kan je bijvoorbeeld gebruiken als je een gratis consult weggeeft.
  • Creëer een lijstje met opties die direct zichtbaar zullen worden wanneer je de tekst plakt in je email. Zo heeft de genodigde direct zicht op de mogelijkheden.
  • Ad hoc; als je de Calendly app of browser plug-in hebt, dan kun je ter plekke een eenmalige afspraak aanmaken. Dit is handig als je in een email een voorstel wil doen voor een meeting. Ook hierbij kan je meerdere opties bieden zodat de genodigde zelf kan kiezen wat uitkomt.

    Door per event de beschikbaarheid in te stellen kun je sturen op wat je die dag te doen krijgt, bijvoorbeeld alleen individuele gesprekken van CooL-deelnemers of videogesprekken. Als je liever afwisseling hebt dan kopieer je de beschikbaarheid van het andere event. In je dashboard kan je dit op meerdere events tegelijk toepassen.

Kom je ergens niet uit? Calendly heeft een hele database met video’s om alles uit te leggen en een goede klantenservice (in het Engels).